Az átadási dokumentáció elengedhetetlen egy építkezés sikeres befejezéséhez, hiszen ez az iratgyűjtemény tartalmazza azokat a hivatalos és műszaki információkat, amelyek szükségesek az épület jogszerű használatához és üzemeltetéséhez. Egy építkezés befejezése nem csupán azt jelenti, hogy a kivitelezési munkák elkészültek, hanem azt is, hogy minden előírt dokumentum rendelkezésre áll, és azok alapján az épület megfelelően átadható a megrendelő számára.

Átadási dokumentáció pontosan rögzíti az épület műszaki paramétereit, a felhasznált anyagokat és a kivitelezés részleteit, így segíti az építtetőt és az üzemeltetőt abban, hogy a későbbi karbantartási és javítási munkák során minden információ rendelkezésre álljon. Amennyiben az építkezés során módosítások történtek az eredeti tervekhez képest, ezeknek is szerepelniük kell az átadási dokumentációban, hogy a jövőbeni szakemberek pontosan tisztában legyenek az épület állapotával. Egy jól összeállított átadási dokumentáció segít abban is, hogy a tulajdonosok és a karbantartást végző szakemberek könnyebben eligazodjanak az épület rendszereiben.

A jogi és garanciális szempontok is kiemelten fontosak. Az átadási dokumentáció részét képezik azok az iratok, amelyek bizonyítják, hogy az építkezés az előírásoknak megfelelően zajlott, és a kivitelező teljesítette a szerződéses kötelezettségeit. A garanciális időszak során előforduló problémák esetén a dokumentáció alapvető segítséget nyújt az esetleges javításokhoz, hiszen tartalmazza a felhasznált anyagok és berendezések garanciajegyeit, valamint az alvállalkozók felelősségi köreit is. Ha egy épületre később átalakítás vagy felújítás vár, az átadási dokumentáció szintén nélkülözhetetlen, hiszen segítségével pontosan nyomon követhető az ingatlan múltbeli állapota és a korábban elvégzett munkálatok.